¿QUIERES CAMBIAR DE ADMINISTRADOR?
Pasos para cambiar de Administrador de Fincas
Te ayudamos
A menudo, cuando una comunidad de propietarios cambia de Administrador, no sabe por dónde empezar. En TCO Fincas te ayudamos y ofrecemos varios modelos de convocatoria y acta de forma totalmente gratuita
¿Quieres que te expliquemos los pasos y disfrutar de los beneficios de trabajar con nosotros?
Paso 1: Propuesta y convocatoria de la Junta
El cambio de Administrador de Fincas puede proponerlo cualquier propietario de la Comunidad. Y para presentar la propuesta, debe convocarse una Junta.
La junta para cambiar de administrador la convoca, de manera habitual, el presidente de la comunidad, ya que tiene la potestad para convocar la junta sin necesidad de que exista un número mínimo de convocantes. Pero también la pueden convocar el 25% de los vecinos. Si se promueve la junta sin la ayuda del presidente o el administrador, se debe tener en cuenta que todos los propietarios tienen que ser correctamente notificados. Además, no es necesario que esté presente el Administrador saliente.
El cambio puede producirse en una junta extraordinaria, convocada exclusivamente para este asunto, o en una junta ordinaria cómo un orden más del día.
TCO Fincas te acompaña en todo el proceso de convocatoria y cambio de administración.
Paso 2: Junta y votación
Se necesita una mayoría simple tanto en número de propietarios (la mitad más uno de los propietarios) como en porcentaje de cuota de participación (más del 50% de propiedad del inmueble representada) para que se apruebe el cambio de administración.
De cara a la Junta, es conveniente tener propuestas alternativas de administración para que no se cree un vacío de gestión y haya que convocar una nueva junta. No olvidéis incluir en el orden del día la presentación de estas propuestas supeditadas a la aprobación del cambio de administración.
Una vez tomada la decisión de cambio, al administrador saliente hay que notificarle por escrito. Contará con un plazo de hasta 30 días para la entrega de la documentación esencial y realizar el cambio de Administrador.
Paso 3: Motivos del cese
Debéis motivar adecuadamente las razones para el cese de la administración actual, lo que se denomina «causa justa», que no incluye por ejemplo: el hecho de tener una oferta económica más ventajosa, no convocar juntas (eso puede hacerlo siempre el presidente), o la exigencia del cobro a morosos.
La pérdida de confianza puede ser considerada una causa justa. El justificarla con los compromisos adquiridos por el administrador al inicio de su gestión, es lo adecuado. Un documento de utilidad es el código deontológico del administrador de fincas del Consejo General de Colegios de Administradores de Fincas de España, en el que se recogen las obligaciones, buenas prácticas y relaciones con los propietarios que son esperables en el ejercicio de la profesión.
Causa justa es, por ejemplo, la pérdida de confianza derivada de un perjuicio económico causado a la comunidad, o no presentar las cuentas anuales en tiempo y forma.
No olvidéis establecer un plazo para la transferencia de la documentación de la comunidad, el administrador «saliente» debe proporcionar el cierre de la contabilidad hasta la fecha del cambio y el administrador «entrante» revisarla.
En el caso que el administrador saliente reclame una indemnización y que la causa justa no haya podido ser demostrada, podéis intentar negociar con vuestro administrador dicha indemnización.
¿Qué ocurre después de cambiar de Administrador de Fincas?
Documentación y Sustitución
Desde TCO Fincas, como administrador entrante, nos encargamos de solicitar al Administrador cesado toda la documentación referente a a la Comunidad y revisarla, confirmando que todo esté en orden.
¿Qué documentación se debe traspasar el administrador entrante?
El administrador saliente debe entregar la siguiente documentación en un plazo de 10 a 15 días:
- Listado de propietarios, coeficientes, datos de contacto y forma de pago de los diferentes recibos de la comunidad.
- Últimos recibos ordinarios emitidos y derramas pendientes (en caso de existir).
- Si existe algún empleado en la comunidad, debe proporcionarse su nómina y los seguros sociales abonados.
- La tarjeta de identificación fiscal de la propiedad, necesaria para el pago de impuestos.
- Contrato de la cuenta corriente de la comunidad y firmas autorizadas o necesarias para operar con la entidad.
- Contacto de los proveedores de obras pasadas y mantenimientos en curso.
- Contrato del seguro de la comunidad y contacto para el caso de incidencias.
- El libro de actas de la comunidad, incluyendo el último acta.
- Los Estatutos
- La escritura de obra nueva y división horizontal.
Además, dentro de un plazo recomendable de 30 días, el administrador saliente debe proporcionar la siguiente información también: contratos de mantenimiento, contratos de suministros, y contratos de alquileres.
Incluimos la documentación necesaria para el funcionamiento de las instalaciones con sus revisiones correspondientes; las licencias de actividad y funcionamiento de las instalaciones, con indicación de la instalación y fecha; para los ascensores, el organismo de control y fechas de inspección; los contratos de trabajo y Seguros Sociales (TC1 y TC2); el material relativo a prevención de riesgos laborales; las liquidaciones IRPF e IVA.; los procedimientos judiciales, en vigor o finalizados; la correspondencia; y la contabilidad de los últimos 5 años.
En el caso de que el administrador saliente no entregue toda la documentación solicitada o se niegue expresamente a hacerlo, esta conducta es sancionable.
TCO Fincas os hace el proceso más fácil
El cambio de administrador de una comunidad de propietarios es un proceso más sencillo de lo que pueda parecer. Y si no estáis satisfechos con el servicio que actualmente estáis recibiendo, en TCO Fincas os proponemos un cambio, y os acompañaremos durante todo el proceso.
- Acorde a las necesidades concretas de tu comunidad
- Ponemos a tu disposición nuestra web app con la que podrás realizar el cambio de manera fácil y rápida
- Realizamos el proceso de cambio de administración sin coste.
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La tranquilidad de trabajar con un administrador de fincas colegiado
Administrador colegiado
TCO Administración de Fincas es administrador colegiado por el Colegio de Administración de Fincas
¿Por qué trabajar con un administrador colegiado?
Los administradores colegiados son profesionales altamente cualificados que cuidan minuciosamente el nivel de servicio que ofrecen a sus clientes. Cumplen en todo momento con la materia relativa a:
- Legalidad
- Transparencia
- Calidad de servicio
- Formación continua
Cómo cambiar de administrador en una comunidad de propietarios
Llega un momento en muchas comunidades en que la relación con el administrador de fincas se desgasta: gestiones tardías, falta de transparencia, desatención a las incidencias o simplemente una pérdida de confianza. Cuando esto sucede, no es necesario resignarse. La Ley de Propiedad Horizontal contempla el cambio de administrador como una decisión legítima de los propietarios, siempre que se sigan los cauces formales. En Alicante, donde las fincas pueden tener características complejas, hacerlo bien desde el principio es clave para evitar conflictos posteriores.
El proceso, aunque sencillo en su estructura legal, requiere orden y consenso. No basta con manifestar el descontento: hay que canalizarlo de forma correcta, proponer alternativas viables y garantizar la legalidad del relevo. Solo así el cambio resultará efectivo, sin fisuras que lo invaliden.
¿Cuándo conviene cambiar de administrador?
Existen señales claras: falta de comunicación, errores contables reiterados, falta de implicación en problemas urgentes, incremento injustificado de los gastos o nula presencia en la finca. También es habitual que las comunidades deseen buscar un gestor más cercano, más transparente o simplemente con otra filosofía de trabajo.
No se trata de personalizar el conflicto, sino de valorar objetivamente si el profesional está cumpliendo con sus obligaciones. Si la respuesta es negativa, ha llegado el momento de actuar. Y cuanto antes se haga, menor será el deterioro en la convivencia o en las cuentas comunitarias.
Pasos para cambiar al administrador de fincas
El primer paso es plantear el asunto formalmente ante la junta de propietarios. Cualquier vecino puede solicitar que se incluya en el orden del día la propuesta de cese del administrador actual y el nombramiento de uno nuevo. Esta petición debe presentarse por escrito al presidente, quien tiene la obligación de incluirla en la siguiente convocatoria.
Una vez reunida la junta, será necesario votar el cambio. Para que la decisión sea válida, debe aprobarse por mayoría simple del total de propietarios presentes o representados. El acuerdo quedará recogido en acta y deberá comunicarse formalmente al administrador saliente.
Fases del proceso
- Solicitud formal: incluir el punto del cambio en el orden del día de la junta.
- Votación en junta: aprobación por mayoría simple.
- Redacción del acta: reflejo del acuerdo y nombramiento del nuevo administrador.
- Notificación: al administrador saliente y a la nueva empresa o profesional elegido.
¿Qué tener en cuenta al elegir un nuevo administrador?
El relevo debe ser una oportunidad para mejorar. Por ello, es recomendable comparar varias opciones, exigir presupuestos desglosados, verificar que se trate de un profesional colegiado y confirmar su experiencia en fincas similares. También es aconsejable tener una reunión previa con él o ella, para valorar su nivel de implicación, disponibilidad y estilo de trabajo.
En Alicante, donde las peculiaridades de las comunidades —piscinas, ascensores, garajes, alquileres turísticos— exigen un conocimiento específico, conviene apostar por un administrador con presencia local y solvencia demostrada. El cambio no debe ser impulsivo, sino estratégico.
¿Puede negarse el administrador saliente a entregar la documentación?
No. Una vez cesado legalmente, tiene la obligación de entregar toda la documentación de la comunidad al nuevo administrador o al presidente. Si se niega, la comunidad puede requerirlo formalmente e incluso iniciar acciones legales para recuperar los documentos. Su negativa no invalida el cese ni impide el nombramiento del sustituto.
Por ello, es recomendable que el acuerdo en junta incluya también un plazo concreto para la entrega de llaves, contratos, libros de actas, balances económicos y cualquier otra documentación relevante. Todo debe quedar por escrito para evitar interpretaciones ambiguas.
Consejos para un cambio sin conflictos
Una transición tranquila depende, en gran parte, de la buena comunicación. Informar a los vecinos con antelación, justificar los motivos del cambio y actuar con respeto hacia el administrador saliente ayuda a mantener el clima vecinal en calma. No se trata de una ruptura traumática, sino de una decisión colectiva orientada a mejorar la gestión.
Por último, es recomendable que el nuevo administrador revise a fondo el estado económico y contractual de la comunidad al asumir su cargo. Esto permitirá detectar posibles irregularidades, resolver asuntos pendientes y comenzar con una base sólida.